Studentu mobilitātes organizēšana ERASMUS programmā Latvijas Lauksaimniecības universitātē

ERASMUS studijas (SMS – Student Mobility for Studies)

ERASMUS mobilitāte studijām balstās uz noslēgtajiem ERASMUS divpusējiem līgumiem, kurus  noslēdz vai nu katra fakultāte atsevišķi atbilstošajā studiju programmā vai arī to sagatavo LLU ERASMUS Institucionālais koordinators par vairākām studiju programmām, kas attiecas uz vairākām fakultātēm. Visus līgumus no LLU puses paraksta mācību prorektors. Līgumā tiek fiksēts apmaiņas studentu skaits, studiju līmenis (bakalaura, maģistra vai doktora), studiju perioda ilgums un  studiju joma. Divpusējo līgumu skaits katru gadu var mainīties, jo notiek esošo līgumu pagarināšana  un  jaunu līgumu slēgšana.  Ar ārvalstu augstskolu sarakstu var iepazīties šajā LLU mājas lapas sadaļā, pie sava fakultātes ERASMUS koordinatora vai Ārlietu daļā (pils 195.telpa).

Izvēloties augstskolu studijām, jāņem vērā  augstskolas piedāvāto studiju kursu atbilstība studiju programmai LLU, kā arī valoda, kādā tie tiek mācīti.

ERASMUS studijas notiek saskaņā ar ERASMUS studenta hartu un Universitātes hartu (LLU mājas lapas sadaļā ERASMUS).

• Prasības pretendentam

ERASMUS programmā studijām var pieteikties LLU pilna laika studējošie, kuri atbilst šādiem kritērijiem:

• Studējošais  ir Latvijas pilsonis vai pastāvīgs iedzīvotājs, vai arī ārzemju students, kuram ir pastāvīgās uzturēšanās atļauja Latvijā;
• Studējošais  ir sekmīgs un pabeidzis vismaz pirmo semestri LLU;
• Studējošā  svešvalodu zināšanas ir pietiekošā  līmenī, lai spētu veiksmīgi studēt partneraugstskolā;
• Studējošajam nav akadēmisko  vai studiju  maksas parādu;
• Studējošais nav iepriekš saņēmis ERASMUS stipendiju studijām.

• Pieteikšanās un atlases kārtība dalībai ERASMUS programmā

1. LLU Ārlietu daļa izsludina pieteikumu pieņemšanu studijām un praksēm. Studējošie var vienlaicīgi pieteikties studiju un prakšu konkursam, iesniedzot divus atsevišķus pieteikumus. Pieteikuma anketas pieejamas LLU mājas lapas sadaļā ERASMUS, pie fakultāšu koordinatoriem  vai Ārlietu daļā (pils 195.telpa).
2. Pieteikuma anketa studijām jāiesniedz līdz 1.aprīlim, praksēm – līdz 1.maijam. Atsevišķos gadījumos, ja paliek pāri neizlietots finansējums, var tikt atkārtoti izsludināts konkurss studijām/praksei pavasara semestrim. Pieteikumu iesniegšanas termiņš ir 1.oktobris (gan studijām, gan praksei). Studējošais var izvēlēties trīs augstskolas  un prioritārā secībā iekļaut tās Pieteikuma anketā.
3. ERASMUS studiju periods ārvalstu augstskolā ir no 3 līdz 12 mēneši viena studiju gada ietvaros.
4. Studentam ieteicams pieteikties viena semestra studijām, lai dotu iespēju vairāk studentiem izmantot ERASMUS studiju iespējas un saņemt ERASMUS stipendiju. Izņēmums, ja ārvalstu augstskola piedāvā tikai pilna studiju gada programmu, tad students var pieteikties uz visu studiju gadu.
5. Ārlietu daļa veic iesniegto pieteikumu izvērtēšanu:
   1. Pārbauda, vai ar  pretendenta  izvēlētajām  augstskolām ir noslēgti/pagarināti līgumi;
   2. Nosaka studentu un studiju mēnešu skaits pa fakultātēm, proporcionāli pieteikumu skaitam;
   3. Sagatavo pretendentu sarakstus  pa fakultātēm, no LLU informācijas sistēmas izraksta pēdējās sesijas vidējo atzīmi un vidējo svērto atzīmi;
   4. Sagatavotie sarakstus nosūta fakultāšu koordinatoriem izvērtēšanai.
6. Atlase notiek fakultātē, kur ar katru pretendentu notiek pārrunas. Pārrunas un studentu atlasi veic ar rektora rīkojumu noteiktā komisija sekojošā sastāvā:  divi pārstāvji no Ārlietu daļas, fakultātes ERASMUS koordinators un studentu pašpārvaldes pārstāvis.  Svešvalodas interviju veic LLU Valodu katedras  pasniedzējs.
7. Komisija atlases pārrunās:
   1. pārbauda pretendenta svešvalodas zināšanas (mutiski);
   2. izvērtē studenta motivāciju un pamatojumu  augstskolas izvēlei, studiju kursu pielīdzināšanas iespējas utt.
8. Kopvērtējumu veido:
   1. Studenta vidējā svērtā atzīme , kurai piemēro koeficientu 2;
   2. Svešvalodas prasme – intervijas vērtējums no 5 līdz 10 ballēm, kam piemēro koeficientu 1,5;
   3. Pārrunu (motivācija, studenta personība utt.) vērtējums no 5 līdz 10 ballēm, kam piemēro koeficientu 1;
   4. 0,5 koeficientu piemēro par katru studiju gadu (1.kurss – 0,5; 2.kurss – 1; 3.kurss – 1,5; 4.kurss – 2; 5.kurss un maģistrantūra – 2,5; doktorantūra – 3).
   5. Kopvērtējums ir visu kritēriju vērtējumu aritmētiskā summa.
9. Pēc atlases rezultātu apkopošanas un izvērtēšanas, Ārlietu daļas ERASMUS koordinators sagatavo vērtējuma tabulas pa fakultātēm, kurās  ERASMUS stipendijas pretendenti  tiek saranžēti pēc iegūtajiem vērtējuma rezultātiem.
10. Fakultātēm nosaka  studējošo  skaitu, kuri var pretendēt uz ERASMUS stipendiju, proporcionāli iesniegto pieteikumu skaitam un piešķirtajam finansējumam ERASMUS mobilitāšu īstenošanai.
11. Vērtējuma tabulas nosūta  fakultāšu koordinatoriem un studentiem e-pasta formā.
12. Studentam sekmīgi jānokārto nākošā sesija pēc atlases pirms došanās uz ārvalstu augstskolu. Ja studentam sesijā ir studiju parāds, doties un ārvalstu augstskolu un saņemt ERASMUS stipendiju nedrīkst (arī tad, ja saņemts apstiprinājuma vēstule par uzņemšanu ārvalstu augstskolā). Ja ERASMUS stipendija jau ir izmaksāta, tā jāatmaksā LLU kontā.

• Pieteikšanās kārtība studijām ārvalstu augstskolā

Pēc atlases students uzsāk pieteikšanās procedūru izvēlētajā ārvalstu augstskolā.

1. Students noskaidro izvēlētās augstskolas mājas lapā, kādi dokumenti jāiesniedz un kāds ir pieteikšanās termiņš (augstskola var neizskatīt studenta dokumentus, ja pieteikšanās termiņš ir nokavēts).
2. Ja ārvalstu augstskola pieprasa ERASMUS studenta nomināciju, tad to veic Ārlietu daļas  ERASMUS koordinators. Pēc šādas nominācijas LLU students saņem no ārvalstu augstskolas informāciju par pieteikšanās procedūru un studiju kursu sarakstu.
3. Daudzās augstskolās  pieteikšanās procedūra  notiek on-line (tiešsaistes) režīmā augstskolu mājas lapās. Bieži vien pēc on-line pieteikšanās procedūras augstskola pieprasa nosūtīt pieteikuma dokumentus arī papīra formātā. Citas augstskolas pieprasa dokumentus tikai papīra formātā, nosūtot oriģinālus pa pastu,  vai pa faksu vai ieskanētus nosūtot pa e-pastu.
4. Pieteikumu dokumenti ārvalstu augstskolās var atšķirties, bet pamatā tie ir:
   • Pieteikuma anketa (Application form);
   • Studiju līgums (Learning Agreement);
   • Sekmju izraksts angļu valodā (Transcript of Records);
   • Citi dokumenti (piemēram, pieteikums kopmītnēm; Eiropas veselības apdrošināšanas karte, sekmju izraksts, motivācijas vēstule utt.).
5. Ārvalstu augstskola pēc pieteikumu dokumentu saņemšanas un izskatīšanas atsūta apstiprinājuma vēstuli (Acceptance letter) par uzņemšanu augstskolā  ERASMUS studijām.
6. Studentam jānoskaidro, kad sākas un kad beidzas lekciju un eksāmenu periods izvēlētajā partneraugstskolā. To var atrast augstskolas mājas lapā vai arī to paziņo  augstskolas koordinators. Parasti ārvalstu augstskolas iebraucošiem ERASMUS studentiem organizē dažādus pasākumus  (Introduction, Orientation week), kas var ilgt no dažām dienām līdz pat 2 nedēļām. Šajos pasākumos būtu ieteicams piedalīties, jo pirms lekcijām ir iespēja iepazīties ar augstskolas noteikumiem, iekārtoties kopmītnēs, nokārtot dažādas formalitātes, iepazīties ar citiem ārzemju un vietējiem studentiem. Pamatojoties  uz pieejamo informāciju par augstskolas studiju termiņiem, students  nosaka savu studiju perioda sākuma un beigu datumus un paziņo Ārlietu daļā ERASMUS koordinatoram. Par šo studiju periodu tiek aprēķināta ERASMUS stipendija (Mācību prorektora rīkojums par Stipendijas aprēķina kārtību ERASMUS programmas mobilitātēm) .

• ERASMUS stipendija

1. Stipendiju piešķir tiem studējošiem, kuri ir izturējuši konkursu un nominēti studijām ārzemēs. Stipendijas saņemšanai studējošais Ārlietu daļā ERASMUS koordinatoram jāiesniedz:
   1. Rektoram adresēts iesniegums par studijām ārzemēs, kurā  norādīts  augstskolas nosaukums, studiju periods un konta numurs, uz kuru jāpārskaita stipendija un to paraksta fakultātes dekāns un fakultātes ERASMUS koordinators;
   2. Akcepta vēstule par uzņemšanu ārvalstu augstskolā un/vai abu augstskolu apstiprināts studiju līgums (Learning Agreement);
   3. Akadēmiskās atzīšanas  nodoma protokola kopija, kurā  ar studiju programmas direktoru ir saskaņota studiju kursu pielīdzināšana.
2. Ārlietu daļā ERASMUS koordinators  sagatavo Studenta mobilitātes (finansējuma) līgumu, kuru paraksta students un mācību prorektors.
3. Pēc šī līguma parakstīšanas, ERASMUS koordinators sagatavo rektora rīkojumu par stipendijas pārskaitīšanu uz studējošā kontu. Studentam tiek pārskaitīti 90% no aprēķinātās kopējās stipendijas. Atlikušie 10% tiek izmaksāti pēc studenta atgriešanās no studijām ārvalstu augstskolā un attiecīgo atskaišu iesniegšanas.
4. Stipendija tiek pārskaitīta EUR valūtā, tāpēc studējošajam  savlaicīgi jāparūpējas par atbilstoša konta atvēršanu bankā. ERASMUS stipendija nevar tikt pārskaitīta  uz kontu, kas nepieder studējošajam  personīgi.
5. ERASMUS stipendija NAV paredzēta pilnīgi visu uzturēšanās izdevumu segšanai studiju periodā ārzemēs. ERASMUS stipendija ir starpība starp uzturēšanās izdevumiem savā mītnes zemē un uzturēšanās un ceļa izdevumiem ārzemēs. Tādēļ katram ERASMUS studentam jau laikus jāpadomā par papildu finansējuma nodrošināšanu studiju periodam ārzemēs.
6. Studējošajam  jāņem vērā, ka augstskolai ir tiesības pieprasīt ERASMUS stipendijas atmaksu pilnā apmērā, ja tas nevar apliecināt studiju plāna izpildi (sekmju izrakstā nav neviena ECTS vai ir tikai daži) vai arī bez attaisnojoša iemesla pārtraucis studijas ārvalstu augstskolā.
7. Studējošais var saņemt tikai divas ERASMUS stipendijas: vienu studiju periodam un vienu prakses periodam.
8. Ja studējošais  LLU studē par maksu, tad ERASMUS studiju laikā ārvalstu augstskolā viņam jāturpina maksāt studiju maksa LLU.
9. Ja studējošajam  pēc rotācijas piešķirta budžeta stipendija, viņš to turpina saņemt nākošo semestri arī tad, ja ir piešķirta ERASMUS stipendija studijām ārvalstu augstskolā.
10. Studējošajam saglabā pirms mobilitātes noteikto statusu (valsts finansētā studiju vieta vai personīgais finansējums) līdz nākošā semestra beigām, kas seko pēc atgriešanās no studijām ārvalstu augstskolā.

• Studiju laikā ārvalstu augstskolā

1. Ierodoties ārvalstu augstskolā, studējošais paziņo Ārlietu daļas ERASMUS koordinatoram foreign@llu.lv par savu ierašanos un studiju uzsākšanu.
2. Studējošajam  jāpavada ārvalstu augstskolā viss noteiktais studiju periods. Ja, gadījumā, studējošajam  ir iespēja nokārtot studiju pārbaudījumus pirms  studiju perioda beigām un atgriezties Latvijā ātrāk, tad par to savlaicīgi jāinformē ERASMUS koordinators  foreign@llu.lv. Tādā gadījumā stipendija tiek pārrēķināta un daļa stipendijas būs jāatmaksā.
3. Studējošais  ievēro noslēgtā finansējuma līguma un studiju līguma nosacījumus. Jebkuras izmaiņas studiju līgumā rakstiski jāsaskaņo ar LLU studiju programmas direktoru, ERASMUS koordinatoru un ārvalsts augstskolas koordinatoru (skat. Rektora rīkojums  Par akadēmiskās atzīšanas kārtību LLU).
4. Studiju perioda pagarināšana iespējama tikai tiem studentiem, kuri uzsāk studijas ārvalstu augstskolā rudens semestrī un vēlas turpināt  studijas tā paša studiju gada pavasara semestrī. Jāņem vērā, ka stipendija šim periodam netiek garantēta. Uz ERASMUS stipendiju var pretendēt tikai tad, ja nav izlietots viss finansējums vai ir iespēja saņemt papildus finansējumu no aģentūras.
5. Lai pagarinātu studiju periodu, studējošajam:
   1. jānoskaidro ārvalstu augstskolā, vai ir iespējama studiju perioda pagarināšana uz pavasara semestri;
   2. jāsazinās ar savas augstskolas studiju programmas direktoru un ERASMUS koordinatoru, lai noskaidrotu, vai studiju periods var tikt pagarināts;
   3. jāsagatavo studiju līgums (Learning Agreement) pavasara semestrim ar apgūstamajiem studiju kursiem  un jāsaskaņo ar studiju programmas direktoru par to pielīdzināšana.
   4. Ārlietu daļā jāiesniedz  iesniegums par studiju perioda pagarināšanu;
6. Studējošie, kuri uzsāk studijas ārvalstu augstskolā pavasara semestrī, studiju periodu nevar pagarināt.

• Pēc atgriešanās no ārvalstu augstskolas

Divu nedēļu laikā pēc atgriešanās no ārvalstu augstskolas students iesniedz Ārlietu daļā atskaišu dokumentus:

1. Aizpildītu ERASMUS atskaites formu (Student Mobility for study – Final Report Form). Atskaiti vēlams aizpildīt datorrakstā un nosūtīt pa e-pastu foreign@llu.lv. Izdrukātu  un parakstītu  atskaiti jāiesniedz  Ārlietu daļā;
2. Ārvalstu augstskolas izsniegtu sertifikātu/apliecinājuma vēstuli par studiju perioda sākuma un beigu datumiem.  Studentam savlaicīgi jāpieprasa šis dokuments ārvalstu augstskolas koordinatoram. Jāņem vērā, ka dažas augstskolas šo dokumentu izsniedz tikai pēc studējošā pieprasījuma. Dokumenta iesniegšana ir obligāta! Sertifikātā norādītajiem studiju perioda datumiem jābūt identiekiem kā bija norādīts studenta iesniegumā un Studenta mobilitātes (finansējuma) līgumā, nobīde pieļaujama par 1-2 dienām (Confirmation Letter).
3. Studiju līguma kopija (ja tas netika iesniegts pirms došanās uz augstskolu) un studiju līguma izmaiņu (ja tādas tika veiktas studiju laikā) kopija;
4. Sekmju izraksta kopija (Transcript of Records);
5. Veiksmes stāsts.

Ja divu nedēļu laikā studentam nav atsūtīts sekmju izraksts (Transcript of  Records), tad jāiesniedz visi pārējie pieejamie dokumenti. Pēc šo dokumentu izvērtēšanas studējošā  kontā tiks pārskaitīta neizmaksātā stipendijas daļa 10% apmērā. Ja studiju perioda sākuma un beigu datumos būs izmaiņas, stipendija tiks pārrēķināta.

• ERASMUS studējošā dokumenti studiju rezultātu atzīšanai

ERASMUS studējošā ārvalstu augstskolā iegūto studiju rezultātu atzīšanu un kredītpunktu pārskaitīšanu veic atbilstošās  LLU studiju programmas direktors.

Studējošais pēc atgriešanās no ārvalstu augstskolas ne vēlāk kā desmit dienas pēc sekmju izraksta saņemšanas studiju programmas direktoram iesniedz sekojošus dokumentus:

1. Sekmju izrakstu (Transcript of  Records) oriģinālu, kurā ir norādīti ārvalstu augstskolā apgūtie studiju kursi un iegūtie kredītpunkti.

Jāņem vērā, ka lielākā daļa ārvalstu augstskolu ERASMUS studējošiem neizsniedz Transcript of Recors beidzot studijas, bet to atsūta pa pastu vēlāk. Tas ir saistīts ar gala pārbaudījumu rezultātu labošanu un šī dokumenta sagatavošanu, kas prasa zināmu laiku. Parasti augstskola  sekmju izrakstu atsūta mēneša laikā uz studējošā adresi vai uz Ārlietu daļu. Diemžēl ir gadījumi, kad sekmju izrakstu augstskola atsūta tikai pēc 2 vai 3 mēnešiem, pēc vairākkārtējiem atgādinājumiem.

1. Studiju kursu  aprakstu , pēc studiju programmas direktora pieprasījuma, lai izvērtētu studiju kursa saturu un kredītpunktu apjomu. To var izdrukāt ārvalstu augstskolas mājas lapas vai izkopēt no kursu kataloga.
2. Studiju programmas direktors veic studiju kursu atzīšanu saskaņā ar Rektora rīkojumu Par akadēmiskās atzīšanas kārtību LLU.